Este proceso permite crear un nuevo documento, basado en una plantilla con campos combinados, para diferentes personas. El documento también puede configurarse para utilizar el seguimiento y la firma.
Este artículo explica cómo funciona el proceso y contiene las siguientes secciones:
- Utilización del proceso
- Lectura y firma del documento
1. Utilización del proceso
Navega hasta: Administración >> Documentos y emails >> Documentos
- Selecciona Añadir nuevo inicio de documento.
- Clic en Crear y fusionar.
3. Nombre - Introduce un nombre para el inicio de documento, para que sea más fácil encontrarlo más tarde.
4. Referencia - Introduce una breve descripción de los archivos que estás cargando para que sea más fácil encontrar la tarea de nuevo más tarde.
5. Elige una plantilla existente. Para más información, consulte: Añadir nueva plantilla de documento
6. Introduce un nombre de archivo para el documento (Se mostrará en la pantalla Documentos del empleado). Si seleccionó utilizar Campos de fusión en la ventana emergente anterior, puede seleccionar añadir estos campos al asunto haciendo clic en el botón +.
7. Si deseas realizar cambios en el contenido del documento, selecciona Modificar. (Estos cambios se guardan temporalmente en la memoria y no actualizarán la plantilla de documento en sí).
8. Selecciona Formato PDF o Word. (Puede seleccionar Descarga de vista previa para ver un ejemplo utilizando los datos de una persona existente).
9. Elige un tipo de documento al que añadir el documento.
10. Elige si desea realizar un seguimiento del documento y, si es necesario, seleccione una Fecha límite.
11. Elige si el empleado debe firmar electrónicamente el documento.
12. Selecciona qué Flujo de procesos utilizar.
13. Marca esta opción para enviar al empleado o empleados un correo electrónico con un enlace al documento.
14. Haz clic en Guardar.
15. Pulsa para Confirmar que desea continuar.
Crear correos electrónicos (opcional)
16. Una vez cargada la pantalla de inicio del documento, haga clic en Añadir personas.
17. Selecciona una de las opciones:
-
- Búsquedas guardadas: elige una Búsqueda de personas guardada para añadir todas las personas que cumplan los criterios establecidos en esa búsqueda.
- Conjuntos guardados: selecciona un conjunto de personas guardado para agregar todas las personas que se han agregado a ese conjunto.
- Personas individuales - Busca personas en el sistema y añádelas al proceso.
18. Una vez que hayas seleccionado todas las personas que deseas añadir, haga clic en Añadir.
19. Haz clic en Iniciar para crear y enviar documentos a los empleados seleccionados.
Nota:
- Si has elegido utilizar el Seguimiento de Documentos, las personas a las que envíe los documentos deben tener una Cuenta de Usuario Cezanne. Si no la tienen, el e-mail no se enviará y el documento no se generará.
- Si has optado por no utilizar el Seguimiento de documentos, cuando se envíen correos electrónicos a personas, el sistema buscará la dirección de correo electrónico de una persona en el siguiente orden:
- Correo electrónico del usuario
- Correo electrónico interno
- Correo electrónico externo
- Correo electrónico alternativo
- Si no se encuentra la dirección de correo electrónico de la persona, no se enviará el mensaje. No obstante, se generará el documento correspondiente.
2. Lectura y firma del documento
Si has elegido hacer un seguimiento del documento, los empleados deberán leerlo y, si está configurado, firmarlo electrónicamente.
Para más información, consulte: Lectura y firma de documentos.