Este proceso te permite crear un nuevo documento, basado en una plantilla con campos combinados, para diferentes personas. A continuación, el documento se enviará para su firma y/o revisión mediante un flujo de procesos eSign asociado.
Este artículo explica cómo funciona el proceso y contiene las siguientes secciones:
1. Utilización del proceso
Navega hasta: Administración >> Documentos y emails >> Documentos.
- Selecciona Añadir nuevos inicio de documento.
- Clic en eSign.
3. Nombre - Introduce un nombre para el inicio de documento para que sea más fácil encontrarlo más tarde.
4. Referencia - Introduce una breve descripción de los archivos que estás cargando para que sea más fácil encontrar la tarea de nuevo más tarde.
5. Elige una plantilla existente. Para obtener más información, consulta: Añadir nueva plantilla de documento
6. Introduce un nombre de archivo para el documento (Se mostrará en la pantalla de Documentos del empleado). Si seleccionaste utilizar Campos de combinación en la ventana emergente anterior, puedes seleccionar añadir estos campos al asunto haciendo clic en el botón +.
7. Si deseas realizar cambios en el contenido del documento, selecciona Modificar. (Estos cambios se guardan temporalmente en la memoria y no actualizarán la plantilla de documento propiamente dicha).
8. Haz clic en Vista previa para ver el aspecto que tendrá el documento.
9. Elige un Tipo de documento al que añadir el documento.
10. Elige qué Proceso eSign desea utilizar.
11. Haz clic en Guardar.
12. Pulsa Confirmar si deseas continuar.
13. Una vez cargada la pantalla de inicio del documento, haga clic en Añadir personas.
14. Selecciona una de las opciones:
-
- Búsquedas guardadas: elige una Búsqueda de personas guardada para añadir todas las personas que cumplan los criterios establecidos en esa búsqueda.
- Conjuntos guardados: selecciona un conjunto de personas guardado para agregar todas las personas que se hayan agregado a ese conjunto.
- Personas individuales - Busca personas en el sistema y añádalas al proceso.
15. Una vez que hayas seleccionado todas las personas que deseas añadir, haga clic en Añadir.
16. Haz clic en Iniciar para crear y enviar documentos a los empleados seleccionados.
Nota:
- Las personas a las que envíes los documentos deben tener una cuenta de usuario de Cezanne. Si no la tienen, el correo electrónico no se enviará y el documento no se generará.
- Cuando se envían correos electrónicos a personas, el sistema buscará la dirección de correo electrónico de una persona en el siguiente orden:
- E-mail de usuario
- Correo electrónico interno
- Correo electrónico externo
- Correo electrónico alternativo
- Si no se encuentra la dirección de correo electrónico de la persona, no se enviará el mensaje. No obstante, se generará el documento correspondiente.
2. Lectura y firma del documento
Los empleados deberán leer y firmar electrónicamente el documento.
Para más información, consulte: Leer y firmar documentos.