Carga y efectuar seguimiento

El proceso de carga y seguimiento de documentos del módulo Documentos y correos electrónicos permite cargar el mismo documento o documentos y enviarlos a uno o varios empleados, que deberán marcarlos como leídos y, si se ha configurado, firmarlos electrónicamente.

Para utilizar Cargar y efectuar seguimiento del documento, primero debe activar y configurar el proceso de Seguimiento y firma de documentos.

Este artículo explica cómo funciona el proceso y contiene las siguientes secciones:

Utilización del proceso

Navegue hasta: Administración >> Documentos y emails >> Documentos.

Seleccione Añadir nuevo inicio de documento.
Haga clic en Cargar y efectuar seguimiento.

3. Introduce un nombre para el iniciode documento para que sea más fácil encontrarlo más tarde.

4. Introduce una Referencia para identificar fácilmente el proceso más adelante.

5. Selecciona el Tipo de documento al que se cargará el documento.

6. (Opcional) selecciona una Fecha límite para que el documento o documentos sean leídos.

7. Marca esta casilla si deseas que la firma electrónica sea obligatoria para el documento.

8. Selecciona el Proceso que deseas utilizar.

9. Haz clic en Guardar.

10. Una vez cargada la pantalla de inicio del documento, haz clic en Añadir archivos.

11. Carga los documentos necesarios mediante la función "arrastrar y soltar" o haciendo clic en los botones "Cargar archivo" o "Haga clic aquí".

Nota:

Para más información sobre cómo cargar documentos, consulta Cargar un documento existente en el apartado Añadir archivos.

12. Clic en Cerrar.

13. Clic en Añadir personas.

14. Selecciona una de las opciones:

Búsquedas guardadas: elige una Búsqueda de personas guardada para añadir todas las personas que cumplan los criterios establecidos en esa búsqueda.
Conjuntos guardados: selecciona un conjunto de personas guardado para agregar todas las personas que se han agregado a ese conjunto.
Personas individuales - Busca personas en el sistema y añádelas al proceso.

15. Una vez que hayas seleccionado todas las personas que desea añadir, haga clic en Añadir.

16. Haz clic en Iniciar para enviar los documentos cargados a los empleados seleccionados.

Nota:

El proceso sólo se iniciará para las personas que tengan una cuenta de usuario activa.
Los documentos pueden ser de cualquier tipo, pero no pueden superar los 50 MB (Error 5006800).

Lectura y firma de documentos

Al utilizar el proceso de carga y seguimiento de documentos, los empleados deben leer y, si está configurado, firmar electrónicamente el documento.

Para más información sobre este proceso, consulte: Lectura y firma de documentos.