Este artículo explica cómo subir documentos al registro de un empleado dentro de Cezanne HR y contiene las siguientes secciones:
Seleccionar una carpeta
- Navega hasta: Personas >> Seleccionar una persona >> Información adicional >> Documentos.
- Asegúrate de que está en la pestaña Carpetas.
- Selecciona la carpeta a la que desea añadir un documento, por ejemplo, Otros.
Añadir archivos
Al añadir archivos al expediente de un empleado, puedes cargar un documento existente o crear y fusionar un documento nuevo.
Cargar un documento existente
Esta opción le permite subir documentos y archivos existentes desde su ordenador a las carpetas de empleados en Cezanne.
- Haz clic en el botón Subir Archivo o en el botón Haz clic aquí (Haz clic aquí sólo aparecerá si aún no se ha añadido ningún documento a la carpeta):
2. Cuando se abra la ventana emergente Cargar archivos, haz clic en Elegir archivo. Se abrirán las carpetas de archivos de tu ordenador.
3. Busca y selecciona el archivo o archivos que deseas cargar:
4. Una vez que haya seleccionado todos los archivos que desea cargar, haz clic en Cargar:
5. También puedes arrastrar y soltar archivos desde tu ordenador directamente a la ventana de archivos. Para añadir varios archivos al mismo tiempo, selecciona todos los que necesites antes de arrastrarlos a la ventana de archivos:
6. Todos los archivos cargados aparecerán en la ventana de archivos con información que incluye la hora y fecha de su creación y última modificación, así como el usuario que los creó o modificó por última vez:
Nota:
- Los documentos pueden ser de cualquier tipo, pero no pueden superar los 50 MB - Error 5006800.
Crear y fusionar un nuevo documento
Esta opción te permite crear un nuevo documento para el empleado utilizando plantillas de documentos y campos combinados.
- Haga clic en Crear y fusionar.
2. Elige una plantilla existente utilizando la función de búsqueda. Para más información, consulta: Añadir nueva plantilla de documento.
3. Introduce un nombre de archivo para el documento. Puede añadir campos combinados haciendo clic en el botón + para personalizar el nombre de archivo para el empleado.
4. Si deseas realizar cambios en el contenido del documento, selecciona Modificar. (Estos cambios se guardarán temporalmente en la memoria y no actualizarán la Plantilla de Documento en sí).
5. Selecciona el formato como PDF o Word. ( Puedes seleccionar Descargar Vista Previa para ver un ejemplo utilizando los datos de una persona existente).
6. Elige si quieres hacer un seguimiento del documento y si es necesario selecciona una Fecha Límite.
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- Elige si el empleado debe firmar electrónicamente el documento.
- Si has activado más de un flujo de proceso de Seguimiento y Firma de Documentos, también debes seleccionar qué flujo de proceso utilizar.
7. Marca esta opción para enviar al empleado un correo electrónico con un enlace al documento.
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- Al hacer clic en Siguiente se abrirá una nueva pantalla de correo electrónico con la opción de utilizar un correo electrónico de plantilla o escribir uno desde cero. Para más información, consulta: Enviar correos electrónicos.
8. Haz clic en Crear documento (o en Crear y enviar si has incluido un correo electrónico).
Para más información, consulte: Crear y fusionar un nuevo documento.
Ver y eliminar archivos
- Para ver un fichero que se ha añadido al expediente de un empleado, haz clic en el nombre del fichero.
- Puedes Borrar o Renombrar el fichero utilizando los iconos de la papelera y el lápiz.
Nota:
- Para añadir documentos en carpetas diferentes, deberá navegar a cada carpeta individual antes de cargar los documentos.
Mover documentos entre carpetas
Esta opción te permite mover documentos de empleados entre categorías de documentos en la pantalla de documentos.
- Hacer clic en la casilla situada a la izquierda del documento que se desea mover.
- Haz clic en Mover archivos.
3. Selecciona la nueva Carpeta en el cuadro desplegable.
4. Haz clic en Mover.
5. Los archivos estarán ahora disponibles en la carpeta elegida.
Notas:
- Esta opción sólo está disponible para profesionales de RRHH y profesionales de RRHH restringidos (que tienen permisos totales sobre un empleado).
- Esta opción no está disponible para las Categorías de archivos adjuntos
- Sólo puedes mover archivos de una carpeta para la que tengas permisos de Actualización y sólo puedes mover archivos a una carpeta para la que tengas permisos de Inserción (el desplegable filtra aquellos para los que no tienes permiso de inserción).
- Es posible mover un archivo de una carpeta para la que no tienes permisos de eliminación a una carpeta para la que sí los tienes.
- No es posible mover archivos que se hayan adjuntado a formularios del creador de formularios o archivos que se encuentren en un proceso de Seguimiento de documentos en ejecución. Sin embargo, una vez que el proceso se haya completado o finalizado, los archivos se pueden mover.