Un flujo de proceso eSign se puede utilizar con la opción Crear y Fusionar un Nuevo Documento con eSign dentro de la sección Documentos y E-mails de Cezanne. Este artículo muestra cómo configurar un Flujo de Proceso eSign y contiene las siguientes secciones:
(1/4) Buscar y Seleccionar el Flujo de Procesos
Vaya a: Administración >> Configuración y Seguridad >> Procesos >> Pestaña Seguimiento de Documentación.
- Seleccione eSign.
- Haga clic en Siguiente.
(2/4) Configuración del proceso
- Introduzca un Nombre de proceso y una Descripción del proceso (Opcional).
- (Opcional) Introduzca el Mensaje de confirmación de configuración de firma que desea que vean los firmantes cuando vayan a firmar el documento. Si está satisfecho con el mensaje predeterminado (el texto gris), déjelo en blanco.
- Seleccione Adjuntar registro de auditoría para adjuntar una lista completa de todas las acciones y participantes relacionados con un documento como contraportada.
- Seleccione Registrar sólo acciones en la pista de auditoría si sólo desea que se registren las acciones y que los participantes que no realicen realmente una acción sean ignorados y no aparezcan en la pista de auditoría.
5. Realice cualquier modificación en los mensajes de correo electrónico implicados en el proceso (para mantener las plantillas predeterminadas, haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso).
- Haga clic en Añadir nuevo para crear una nueva plantilla de correo electrónico basada en una plantilla existente para ese tipo de mensaje.
- Los duplicados de las plantillas de correo electrónico aparecerán en la lista de selección (haga clic en Actualizar si se ha añadido en otra pestaña mientras estaba abierta la pantalla de configuración del proceso).
Nota:
- Debe seleccionarse una plantilla para cada uno de los correos electrónicos, aunque no vaya a utilizarse en el proceso. El número de etapas se determina en el paso siguiente.
(3/4) Configurar Etapas para el Proceso
- Seleccione Enviar E-mail de Finalización si desea que se envíe un e-mail al final del proceso.
- Si ha seleccionado enviar un correo electrónico de finalización, deberá seleccionar el/los destinatario(s) del correo electrónico de finalización. Las opciones disponibles son:
- Todos los participantes - todos los usuarios involucrados en el proceso.
- Firmantes - todos los usuarios que han firmado el documento como parte del proceso.
- Aprobadores - todos los usuarios que han sido aprobadores dentro del proceso.
- Usuario específico - un usuario seleccionado recibe una confirmación para todos los procesos.
3. Seleccione Enviar sólo a participantes activos si sólo desea que el correo electrónico de finalización llegue a los participantes que han realizado una acción dentro del proceso.
4. Elija la cantidad de Etapas que necesita.
5. Seleccione si esta etapa será una Etapa de firma.
6. Elija quién aprobará cada etapa.
La siguiente tabla enumera a quién puede seleccionar para que sea el aprobador en cada etapa.
| Usuario(s) profesional(es) de RR.HH. |
Enviará los documentos para su aprobación a todos los usuarios profesionales de RR.HH. de la organización. |
| Usuario(s) profesional(es) de RR.HH. restringido(s). |
Enviará los documentos para su aprobación a todos los usuarios profesionales de RR.HH. restringidos (que tengan acceso total al empleado) de la organización. |
| Todos los usuarios profesionales de RR.HH. y profesionales de RR.HH restringidos. |
Enviarán documentos para su aprobación a todos los usuarios profesionales de RR.HH., completos y restringidos (que tengan acceso completo al empleado) dentro de la organización. |
| Supervisor. | Enviará los documentos para su aprobación al supervisor principal del empleado. |
| Supervisor de segundo nivel. |
Enviará los documentos para su aprobación al supervisor del supervisor principal del empleado. |
| Director de unidad organizativa. |
Enviará los documentos para su aprobación al director de la unidad organizativa principal del empleado. |
| Usuario específico. |
Enviará los documentos para aprobación a cualquier usuario que usted elija. Introduzca el nombre del usuario o haga clic para buscarlo. |
| Aprobadores por tipo. | Enviará los documentos para aprobación a todos los aprobadores de un tipo determinado que se hayan añadido en la pantalla Aprobadores por tipo de un empleado. Para más información, véase: Aprobadores por Tipo. |
7. Marque las opciones de etapa pertinentes. Para más información, consulte: Opciones de etapa. El flujo del proceso eSign contiene dos únicas Opciones de etapa:
- Permitir al participante "Rechazar": esta opción puede utilizarse si desea permitir que alguien rechace el documento en sí. Por ejemplo, puede que desee enviar el documento a alguien para que lo revise antes de pasárselo al empleado y darle la opción de rechazarlo si hubiera errores o faltas de ortografía. Cuando un participante rechaza el documento, debe introducir un motivo para el rechazo.
- Permitir al participante 'Negarse a firmar': esta opción puede utilizarse si tiene un documento cuya firma sólo es opcional para el empleado. Por ejemplo, puede que envíe un documento y el empleado decida si lo firma o no; en este caso, si se utiliza esta opción, el empleado podría negarse a firmar. Cuando un participante se niega a firmar un documento, debe introducir el motivo de su negativa a firmar.
8. Si ha seleccionado Permitir al participante 'Rechazar' o Permitir al participante 'Negarse a firmar', se añadirá una Etapa de Rechazo / Negativa al final de las etapas. Deberá seleccionar a qué usuario(s) se envían los rechazos y si desea enviar un correo electrónico o que la etapa se apruebe automáticamente.
Nota:
- El usuario de Rechazo / Denegación seleccionado no puede devolver el documento a la etapa desde la que fue rechazado / denegado. La Etapa de Rechazo / Denegación sirve para notificar a alguien que el documento ha sido rechazado o que el participante se ha negado a firmar.
- Para reiniciar el proceso si el documento ha sido rechazado, deberá realizar modificaciones y reiniciar el proceso de eSign.
9. Cuando esté satisfecho con las etapas y las opciones de etapa, haga clic en Siguiente.
(4/4) Configurar permisos
- Haga clic en Ir (para este flujo de proceso, no es posible cambiar los permisos de asunto).
- El flujo de proceso se activa:
