Los participantes de un Workspace son los empleados activos incluidos en un grupo de Workspaces. Dependiendo de los permisos, podrán ver, comentar y publicar en un Workspace. En los Workspaces privados y públicos, los administradores de Workspace pueden añadir participantes de forma personalizada.
En este artículo se explica cómo añadir participantes a un Workspace. Para obtener información sobre cómo configurar un Workspace y los permisos de contenido del Workspace, consulta: Visión general de los Workspaces.
Añadir participantes a Workspaces
Los participantes pueden añadirse a un Workspace durante su proceso de configuración inicial, y en cualquier momento posterior por un administrador del Workspace.
Al añadir un nuevo Workspace, se mostrará la pantalla Participantes durante el proceso de configuración.
Dependiendo de la configuración de privacidad del Workspace que hayas configurado, la pantalla Participante te permite:
- Añadir o Eliminar Participantes por Usuario o Persona (Workspaces Públicos y Privados).
- Añadir participantes por grupos de empleados (Workspaces públicos y privados).
- Añadir o eliminar derechos de administrador para usuarios (Workspaces corporativos, públicos y privados).
Workspaces corporativos
Si se utiliza un Workspace corporativo, todo el mundo se convierte automáticamente en participante. No se puede abandonar el Workspace, a menos que lo elimine un administrador.
Puede añadir varios Administradores por Usuario o Persona.
Workspaces de trabajo públicos
Si utilizas un Workspace público, cualquiera puede entrar y salir del Workspace a su antojo.
Sin embargo, los participantes añadidos a través de un Grupo de Empleados, ya no tienen la opción de unirse y abandonar el Workspace.
Workspaces de trabajo privados
Al igual que en los Workspaces públicos, los participantes pueden añadirse a través de un Grupo de empleados, pero no tienen la opción de irse.
Sin embargo, sólo el Administrador puede añadir participantes a un workspace privado. Esta opción permite a los participantes abandonar el Workspace, pero no podrán volver a unirse a él. Tendrían que ponerse en contacto con el administrador del Workspace para volver a unirse a él.
Si abandona un Workspace privado, dejará de estar visible en el Panel de control del Workspace.
Grupos de empleados
Al añadir un Grupo de Empleados a un Workspace, el número de personas en ese grupo se mostrará al Administrador. Este número está relacionado con el número de miembros del grupo, no con el número de usuarios. Esto se debe a que, si una persona tiene más de una cuenta de usuario, todas sus cuentas de usuario se añadirán como participantes, pero seguirán contando sólo como una persona en el Grupo de Empleados.
Seguridad:
Cuando se configuran Grupos de Empleados en Administración, también hay una pestaña de Seguridad donde se puede habilitar el Grupo de Empleados para los usuarios seleccionados.
La pestaña Seguridad sólo afecta al cuadro desplegable Grupo de Empleados en los Workspaces. Esto significa que controla quién puede añadir el Grupo de Empleados a un Workspace; no muestra quién forma parte de ese grupo.
Nota:
- Si eliminas un Grupo de Empleados, se eliminará el grupo de todos y cada uno de los Workspace de los que formaba parte.
- Actualmente no hay forma de cambiar / definir Grupos de Empleados para diferentes módulos, por ejemplo, un Grupo de Empleados sólo para Calendario o un Grupo de Empleados sólo para Workspace.
Información Adicional
Configuración de Privacidad
Realizar cualquier cambio en la Configuración de Privacidad del Workspace no cambiará ninguno de los Grupos de Empleados ya añadidos al Workspace.
La única manera de que esto cambie es si un Workspace Público o Privado se cambia a un Workspace Corporativo; que no incluye Grupos de Empleados ya que todo el mundo es automáticamente un participante.
Actualización automática
Los Grupos de Empleados se actualizan automáticamente cada noche para mantener a los miembros del grupo al día. Sin embargo, si se produce una nueva contratación, ésta no aparecerá en el Grupo de Empleados hasta el día siguiente, una vez que se haya ejecutado el trabajo de actualización.
Por ejemplo, si la fecha de contratación es el 25/04/2023, no aparecerán en el grupo hasta el 26/04/2023. Las mismas condiciones se aplican a las bajas.
Grupos de Calendario y de Workspace
La principal diferencia entre los Grupos de Empleados en los módulos Calendario y Workspace es el uso de los datos de las personas. Si se añade un Grupo de Empleados como Grupo de Filtrado al Calendario, podrá ver todos los empleados que forman parte de ese grupo. También puede ver datos personales como vacaciones, días de enfermedad, etc.
En el módulo Workspace (como se ha indicado anteriormente) sólo puede ver el número de personas que forman parte de ese Grupo de Empleados. No podrá ver ningún dato personal.
