Las plantillas de horas están diseñadas para registrar el tiempo que los empleados dedican a las diferentes actividades cada día en su puesto de trabajo. De este modo, RRHH puede administrar el tiempo de una manera sencilla.
Los beneficios clave son:
- Plantillas configurables para registrar el tiempo.
- Procesos de Autorización de Plantillas.
- Muestra ausencias de un empleado, el horario de trabajo y los detalles del calendario.
- Capacidad de buscar y hacer informes de las Plantillas de los empleados.
- Capacidad de vincular con planes de ausencia y calcular el derecho a vacaciones (disponible con el módulo de ausencia).
Esta guía presenta los componentes clave que se deben configurar para que el tiempo de un empleado se registre en Cezanne.
Plantillas de Horas: Duración y Entrada hora/salida
Una plantilla de horas es la herramienta principal que se utiliza para registrar la cantidad de tiempo que un empleado ha dedicado a diferentes actividades cada semana.
Hay dos tipos de Formato en Cezanne:
- Duración -permite a los empleados introducir la cantidad de horas que dedicaron a trabajar en diferentes actividades cada día.
- Entrada y Salida - permite a los empleados introducir las horas en que comenzaron y terminaron las actividades cada día.
Como resultado de esta diferencia, el formato de la plantilla de horas también afecta la apariencia de esta:
Duración
- El tiempo se registra en horas para cada actividad (Con un valor decimal).
- Las actividades se agrupan por Tipo de Tiempo Soportado y se ordenan alfabéticamente.
- Se despliega una semana entera.
- El tiempo total semanal se desglosa en actividades individuales y también en cada Tipo de Tiempo Soportado.
- El tiempo total general muestra el total de cada día y la semana.
Nota:
- Las horas deben introducirse como un numero decimal (hasta 2 decimales). Sin embargo, hay una opción para restringir esto para que la unidad más pequeña sea un cuarto de horar, p. e.:
- 1 Hora 15 Minutos = 1.25
- 1 Hora 30 Minutos = 1.50
- 1 Hora 45 Minutos = 1.75
Entrada y Salida
- El tiempo se registra introduciendo las horas de inicio y fin para cada actividad.
- Las actividades están ordenadas por hora de inicio de forma ascendente.
- La semana completa está disponible, pero cada día se muestra por separado. Haz clic para ver e introducir actividades de un día en particular (p. e. el lunes).
- Se muestra un total diario para todas las actividades.
- El tiempo total por semana.
Nota:
- La menor cantidad de tiempo que se puede registrar es 1 minuto, p. e. Hora de inicio = 09:00, Hora de finalización = 09:01.
Tipo de Tiempo Soportado
El Tipo de Tiempo Soportado es una manera de clasificar las actividades, p. e.:
- Trabajo Estándar
- Tiempo Extra
- Viaje
Los Tipos de Tiempo Soportado pueden ser útiles para organizar la plantilla de horas en diferentes secciones. Por ejemplo, si deseas registrar a los empleados que sobrepasen el tiempo su horario estándar, puedes crear uno Tipos de Tiempo Soportado 'Trabajo estándar' y ‘Tiempo Extra’. Luego, los empleados pueden ingresar sus horas estándar en una sección y cualquier hora extra en una sección separada (como en la captura de pantalla a continuación).
Nota:
- Aunque la captura de pantalla anterior muestra una plantilla de tiempo de duración, los tipos de tiempo se pueden usar con ambos formatos.
- If you choose to 'Validate the Timesheet against an Employee's Working Time Pattern', Time Types allow you to decide which activities will be included in the Standard Hours calculation. Para más información, consulta: Validate Timesheet against Employee's Working Time Pattern.
Proyectos y Actividades
En CezanneHR registramos el tiempo mediante Proyectos y Actividades.
- Un Proyecto se compone de varias Actividades.
- Una Actividad es lo que un empleado hace en cada Proyecto.
- Las actividades no pueden existir por separado, siempre tienen que formar parte de un proyecto.
- Si deseas añadir una actividad con el mismo nombre a diferentes proyectos, se tiene que añadir por separado.
Nota:
- Aunque la captura de pantalla anterior muestra una plantilla de tiempo de duración, los tipos de tiempo se pueden usar con ambos formatos.
- Para usar una plantilla de horas, se requiere al menos un proyecto con una actividad (más información a continuación).
Módulo de Tiempo
La siguiente lista muestra los componentes principales del módulo Tiempo y el orden en el que se deben configurar:
1. Listas de Selección
Para comenzar a configurar el módulo de tiempo, recomendamos editar las listas de selección de registro de tiempo relevantes.
Navega a: Administración >> Otro>> Listas de Selección>> Registro del Tiempo. Las listas de selección disponibles son:
- Tipos de Actividad de Plantilla de Horas.
- Estado de Plantilla de Horas.
- Tipos de Tiempo de Plantilla de Horas.
Nota:
- Puedes configurar Tipos de Actividades y asignarles actividades. Esto puede ser útil cuando varios proyectos tengan actividades iguales; p. e. si todos tus proyectos incluyen un conjunto común de actividades, puedes usar el Tipo de Actividad para reportar el tiempo de una manera más eficiente.
- También puedes configurar Tipos de Actividad para un atributo sobre el que desees informar, p. e. ‘tiempo facturable’ frente a ‘tiempo no facturable’.
Para más información sobre cómo configurar las Listas de selección, consulta: Tipos de Tiempo.
2. Tipo de Plan
Se debe configurar un Tipo de Plan de Plantilla de Horas para cada plan que desees utilizar. Cuando los empleados estén inscritos en un Tipo de Plan de Plantilla de Horas, podrán agregar Plantillas de Horas.
Para configurar un Tipo de Pland de Plantilla de Horas, navega a: Administración >> Tiempo.
- Haz clic sobre 'Añadir Nuevo Tipo de Plan'.
- Esta acción abrirá una nueva pantalla:
- Ahora puedes configurar los detalles de tu Tipo de Plan
- Si quieres usar el formato Duración, consulta: Configurar un plan de Duración.
- Si quieres usar el formato Entrada/ Salida: Configurar un plan del tipo Hora Entrada/ Salida.
3. Vincular Ausencias y Tiempo
Esta opción solo se puede usar si tienes los módulos de Tiempo y Ausencias, y si un empleado está inscrito en un plan de ausencia basado en porcentajes. Te permite vincular un Plan de plantilla de horas a un Plan de ausencias basado en porcentajes para registrar automáticamente el tiempo trabajado de los empleados y calcular su derecho a vacaciones.
Para vincular el módulo Ausencia y Tiempo, marque Vincular con Tiempo Trabajado al configurar su Tipo de Plan:
Para más información, consulta: Vincular el Módulo de Ausencias y Tiempo.
4. Proyectos y Actividades
Lo siguiente sería crear Proyectos e introducir las fechas en las que son efectivos. Luego puedes añadir las actividades relevantes a estos proyectos.
Para ello, navega a Administración>> Tiempo>> Proyectos.
- Haz clic sobre Añadir Nuevo Proyecto en la parte superior de la pantalla:
- Se abrirá una pantalla como la de abajo:
- Configura los Detalles.
- Añade Actividades de Proyecto.
Nota:
- Si solo tienes un proyecto o solo estás registrando las horas en que los empleados comienzan y terminan cada día, puedes configurar un solo proyecto con el nombre de tu empresa y luego, dentro de dicho proyecto, una sola actividad llamada 'Tiempo trabajado'.
Para más información sobre cómo configurar Proyectos y Actividades, consulta: Projects and Activities.
5. Asignar Planes a Empleados
Hay 2 maneras de inscribir a los empleados:
- Manualmente - Mediante la pantalla de Plantilla de Horas en la sección de registro de Tiempo de un empleado.
- Importación de Datos - utilizando la importación de inscripción al plan de Plantilla de horas por Empleado.
Para inscribir empleados manualmente navega a: Personas>> Selecciona una Persona >> Registro del Tiempo >> Planes de Plantilla de Horas:
- Input the Effective From and Effective To dates.
- Select the Plan Name from the picklist.
- Click Save and Close.
Repite esto para cada empleado que desee inscribirse en un plan.
Para más información sobre Importaciones, consulta: Importar Datos.
6. Asignar Actividades a Empleados
Cuando se usa el Módulo de Tiempo los empleados pueden tener:
- Todas las Actividades y Proyectos disponibles.
o
- Una lista de Actividades y Proyectos restringida.
Nota:
- Una ventaja de la restricción es que se puede acortar la lista de actividades disponibles, lo que hace que los empleados encuentren más rápido los proyectos/actividades más relevantes para ellos.
7. Patrones de Jornada Laboral y Calendarios
Si no tienes Ausencias, los Horarios de trabajo y Calendarios son opcionales. Sin embargo, los beneficios que ofrecen estos cuando se usan junto con el módulo de tiempo son los siguientes:
- Visualización de días libres y festivos en la plantilla de Horas.
8. Proceso de Autorización de Plantilla de Horas
Para permitir que los empleados introduzcan actividades en una Plantilla de Horas, debes activar el Proceso de Autorización de Plantilla de Horas. Este proceso permite que el supervisor (u otro revisor) apruebe/cambie las horas trabajadas de un empleado una vez se haya enviado. Deberás asegurarte de que todos los empleados que necesiten introducir o aprobar Plantillas de Horas tengan una cuenta de usuario activa.
Para más información sobre cómo activar este proceso, consulta: Proceso de Autorización de Plantilla de Horas.
Administración >>Configuración y Seguridad>> Procesos
IMPORTANTE:
- Una vez que se ha activado este proceso, si sus planes se han configurado para crear automáticamente una tarea para los empleados inscritos, no es necesario configurar nada más para que sus empleados comiencen a recibir y completar sus hojas de tiempo.
- Cuando un nuevo empleado se inscribe en un plan (dependiendo de la hora en que se inscribió), su primera Plantilla de Horas y tarea se crearán automáticamente al final de ese día o de la mañana siguiente.
- Los empleados recibirán una nueva tarea y Plantilla de Horas todos los lunes por la mañana.
- Si tus planes no se han configurado para crear automáticamente una tarea para los empleados inscritos, estos, o los profesionales de RR HH, deberán agregar manualmente las Plantillas de Horas. Para obtener más información, consulta la sección 'Crear Plantilla d Horas de Empleados’ en cualquiera de los siguientes artículos:
- Configurar un Plan de Duración
- Configurar un Plan de Hora de Entrada/ Salida
9. Baja de Empleados
Las pantallas Planes y Actividades de Plantilla de Horas de un empleado están disponibles en el Proceso de Baja de Empleados. Si activas este proceso, puedes decidir si dejas dichas pantallas o no.
Nota:
- Cualquier proceso de baja de empleados que se haya activado antes de la implantación del módulo de tiempo deberá cancelarse y reactivarse si deseas que se incluyan estas pantallas.