Este proceso te permite subir varios archivos de una sola vez y asignarlos a registros individuales, lo que puede ahorrarte tiempo al no tener que navegar a registros individuales.
Este artículo explica cómo funciona el proceso y contiene las siguientes secciones:
- Utilización del proceso
- Lectura y firma del documento
Nota:
- Para cargar varios archivos, éstos deben tener la misma extensión (por ejemplo, PDF o JPG) y utilizar el mismo identificador único (por ejemplo, código de persona) como nombre de archivo.
1. Utilización del proceso
Navegue hasta: Administración >> Documentos y emails >> Documentos
- Seleccione Añadir nuevo inicio de documentos.
- Haga clic en Cargar y asignar.
3. Nombre- Introduce un nombre para el inicio de un Documento para que sea más fácil encontrarlo más tarde.
4. Referencia - Introduce una breve descripción de los archivos que estás cargando para que sea más fácil encontrar la tarea de nuevo más tarde.
5. Categoría de documento - Elige a qué categoría deseas que se carguen los documentos.
6. Seguimiento de documentos - Elige si desea que los empleados marquen los documentos como leídos. Puedes elegir una Fecha límite para ello y/o solicitar que el documento se firme electrónicamente. (Si has activado más de un Flujo de Procesos de Seguimiento y Firma de Documentos, también puede elegir qué Flujo de Procesos utilizar, desde el desplegable Proceso).
7. Código de Identidad utilizado - Elige qué código se utilizará para asociar un documento con el empleado. Puedes elegir entre Código de persona, ID de empleo, Identificador legal principal e Identificador legal específico.
8. Extensión del nombre del archivo - El tipo de archivo (por ejemplo PDF o JPG). No es necesario incluir el "." antes de la extensión.
9. Prefijo - Si el nombre del fichero tiene caracteres distintos del Código de Identidad utilizado introduzca la primera parte. Por ejemplo, si estuviera importando nóminas de varios empleados, podría llamar a los ficheros individuales "Nómina-[Código de Persona]". En este caso, escribiría "Nómina-" en el campo Prefijo porque desea que el sistema ignore la primera parte del nombre.
10. Sufijo - Si el nombre del fichero tiene caracteres distintos del Código de Identidad utilizado introduzca la última parte. Por ejemplo, si estuviera importando nóminas de varios empleados, podría llamar a los ficheros individuales "[Código de Persona]-Nómina". En este caso, escribiría "-Nómina" en el campo Sufijo porque desea que el sistema ignore la última parte del nombre.
11. ¿Cambiar los nombres de los archivos durante la carga? - Puedes elegir dejar esta opción sin marcar y mantener los mismos nombres de archivo o cambiar los nombres para mantener los nombres de archivo anónimos.
12. Cuando esté satisfecho con los parámetros que ha configurado, haga clic en Guardar.
Nota:
- La posibilidad de añadir y editar categorías de documentos y sus permisos se puede encontrar si navega a Administracion >> Configuración de seguridad >> Categorías de documentos.
13. Una vez que se cargue la pantalla de inicio del documento, haz clic en Añadir archivos.
14. Cargua los documentos necesarios utilizando la función "arrastrar y soltar" o haciendo clic en los botones "Cargar archivo" o "Haz clic aquí".
15. Clic en Cerrar.
16. Clic en Iniciar para asignar documentos a los empleados.
Nota:
- Los documentos pueden ser de cualquier tipo pero no pueden superar los 50MB - Error 5006800.
2. Lectura y firma del documento
Si has elegido hacer un seguimiento del documento, los empleados deberán leerlo y, si está configurado, firmarlo electrónicamente.
Para más información, consulte: Lectura y firma de documentos.