Questo processo consente di caricare più file in una sola volta e di assegnarli a singoli record, senza dover navigare a singoli record, e questo risparmia tempo.
Questo articolo spiega come funziona il processo e contiene le seguenti sezioni:
- Utilizzare il Processo
- Leggere e Firmare i Documenti
Nota:
- Per caricare più file, i file devono avere la stessa estensione (ad esempio PDF o JPG) e utilizzare lo stesso identificatore univoco (ad esempio Codice Persona) come nome file.
1. Utilizzare il Processo
Navigare in: Documenti & E-mail >> Creare / Caricare Documenti
- Selezionare Caricare e Assegnare Documenti
- Cliccare OK.
Per impostare il processo, immettere le informazioni per i parametri richiesti in modo che ogni documento può essere identificato in modo univoco e scegliere se monitorare i documenti.
- Descrizione - Inserire una breve descrizione dei file che si sta caricando per rendere più facile trovare la task più tardi.
- Categoria Documento Scegliere su quale categoria desiderate caricare i documenti
- Trasmissione Documenti - Scegliere se desiderate che i dipendenti segnino i documenti come letti. È possibile scegliere una Scadenza per questo e / o richiedere che il documento venga firmato elettronicamente. (Se avete attivato più di un Flusso di Processo Documenti Trasmessi e Firma, apparirà un menu a discesa in modo da poter scegliere quale Flusso di Processo utilizzare).
- Identificativo File - Persona Utilizzata - Scegliere quale codice sarà utilizzato per associare un documento con il dipendente. È possibile scegliere tra Codice Persona, Codice Dipendente Documento Identificativo Primario e Altro Documento Identificativo.
- Extension Nome File - Il tipo di file (ad esempio PDF o JPG). Non è necessario includere il "." prima dell'estensione.
- Prefisso - Se il nome del file contiene caratteri diversi Identificativo File - Persona Utilizzata immettere la prima parte. Ad esempio, se si dovesse importare le buste paga per un certo numero di dipendenti, è possibile chiamare i singoli file "Busta Paga-- [Codice Persona]". In questo caso, bisogna digitare "Busta Paga-" nel campo Prefisso perché si vuole che il sistema ignori la prima parte del nome.
- Suffisso - Se il nome del file contiene caratteri diversi dal Identificativo File - Persona Utilizzata inserire l'ultima parte. Ad esempio, se si dovesse importare le buste paga per un certo numero di dipendenti, è possibile chiamare i singoli file "[Codice Persona] -Busta Paga". In questo caso bisogna digitare "-Busta Paga" nel campo perché si vuole che il sistema ignori la prima parte del nome.
- Vuoi rinominare i file che verranno allegati a ciascun Persona? - È possibile scegliere di lasciare questa opzione deselezionata e mantenere gli stessi nomi dei file o modificare i nomi per mantenere i nomi dei file anonimo.
Quando si è soddisfatti con i parametri impostati, cliccare Prossimo.
Nota:
- La possibilità di aggiungere e modificare categorie di documenti e le relative autorizzazioni si trova navigando in Setup >> Impostazioni Sicurezza >> Categorie Documenti.
- Cliccare Carica File
- Individuare i file da caricare e cliccare Carica
- Cliccare Via
Nota:
- I documenti possono essere qualsiasi tipo di file, ma non possono essere più grandi di 50 MB - Errore 5006800.
- I Documenti saranno ora caricati e si trovano nella schermata Documenti del singolo dipendente:
2. Leggere e Firmare i Documenti
Se si è scelto di monitorare il documento, i dipendenti saranno obbligati a leggere e, se configurato, firmare elettronicamente il documento.
Per ulteriori informazioni, vedere: Leggere e Firmare Documenti.