Il formato Timesheet Orario (I/U) consente ai collaboratori di inserire le ore inizio e fine delle attività di ogni giorno. Questo articolo mostra come impostare un Timesheet Piano Orario (I/U) e contiene le seguenti sezioni:
- Aggiungi un Nuovo Modello Timesheet
- Scheda Voci Presenza Gestite
- Registrare un Collaboratore
- Creazione Timesheet per il Collaboratore
- Aggiungere Attività ad un Timesheet Formato Orario (I/U)
- Commenti, Festività, Ferie ed Assenze
1. Aggiungi un Nuovo Modello Timesheet
Navigare in: Presenze >> Configurazione Modelli Timesheet >> Aggiungi Modello Timesheet.
- Inserire un nome per il Modello Timesheet (Questo sarà visualizzato nel task e nel processo).
- Scegliere 'Orario (I/U)' nel Formato Timesheet dal menu drop-down.
- Scegliere se Validare il Timesheet rispetto al Profilo Orario (ore teoriche) del Collaboratore. Se si seleziona questa, la quantità di ore previste per un giorno apparirà sul Timesheet (in giallo) e verrà convalidato quando i collaboratori inseriscono le loro Attività. Ciò contribuirà a garantire ai collaboratori di inserire le loro ore in modo corretto. Quando il totale inserito Ore Standard (Standard + Assenze) per una giornata è uguale al Profilo Orario, si visualizzerà 0.00 (in verde).
Nota:
- Se questa opzione non viene selezionata, si visualizzeranno comunque sul timesheet i giorni Non Lavorativi e quelli Festivi.
- Crea automaticamente un task per i Collaboratori registrati su questo modello - Se si seleziona questo, creerà un nuovo task, nei task di un collaboratore ogni settimana.
- Invia Email ai Collaboratori quando il task viene creato automaticamente - Se si seleziona questo invierà una e-mail per notificare quando viene creato il task (può essere usato solo se ' Crea automaticamente un task per i Collaboratori registrati su questo modello ‘viene selezionato).
2. Scheda Voci Presenza Gestite
Se si è scelto di convalidare il timesheet contro il modello orario di lavoro del collaboratore nella scheda Dettagli, è necessario selezionare quale Voce Presenza avrà Includi in Ore Presenza Ordinaria selezionato.
Per ulteriori informazioni, vedere: Voce Presenze.
3. Registrare un Collaboratore
Navigare in: Persone >> Presenze >> Registro Timesheet.
- Cliccare Nuovo.
- Selezionare la Data Inizio dal calendario
- Scegliere il Formato Orario (I/U) che avete impostato. (Formato Timesheet verrà compilato automaticamente).
- Cliccare Salva e Chiudi. Il collaboratore verrà registrato al piano.
4. Creazione Timesheet per il Collaboratore
- Timesheet Creati Automaticamente
- Timesheet Creati Manualmente
Note:
- Per timesheet creati sia automaticamente che manualmente, bisogna assicurarsi che tutti i collaboratori che devono approvare o compilare i timesheet devono disporre di un account utente attivo.
1. Timesheet Creati Automaticamente
Se i vostri piani sono stati impostati a Creare automaticamente un task per i Collaboratori registrati su questo modello e avete il processo Timesheet Autorizzazione attivo:
- Un task timesheet viene creato nel task del collaboratore registrato ogni Lunedi mattina.
- Quando un nuovo collaboratore viene registrato su un piano (a seconda del momento in cui vengono registrati), il loro primo task e timesheet verranno creati automaticamente entro la fine di quel giorno o la mattina successiva.
Task viene creato:
Processo Autorizzazione Timesheet:
2. Timesheet Creati Manualmente
Se i vostri piani non sono stati impostati a Creare automaticamente un task per i Collaboratori registrati su questo modello e avete il processo Timesheet Autorizzazione attivo, i Timesheet devono essere creati manualmente da loro, il loro responsabile diretto (Line Manager) o un HR Professional.
Note:
- Anche vostri piani sono stati impostati per Creare automaticamente un task per i Collaboratori registrati su questo modello se necessario, i timesheet possono essere creati manualmente.
Per creare Timesheet manualmente:
- Un Collaboratore dovrebbe navigare in: Miei Dati >> Presenze >> Timesheet
- Un Line Manager dovrebbe navigare in: Gestione Team >> Presenze >> Timesheet
- Un HR Professional dovrebbe navigare in: Persone >> Presenze >> Timesheet
- Selezionare Aggiungi Timesheet
Nota:
- Un Timesheet deve sempre iniziare il Lunedi. Se si seleziona una data che non è un Lunedi, il precedente Lunedi verrà selezionato automaticamente come data di inizio per quella settimana.
Note:
- Indipendentemente dal fatto che un Timesheet viene creato automaticamente o manualmente, un Collaboratore può Annullare la Richiesta di un timesheet Inviato, fino a quando non è stato ancora Accettato (o sottoposto ad un ulteriore fase del processo) tramite il loro schermata Timesheet.
5. Aggiungere Attività ad un Timesheet Formato Orario (I/U)
Per aggiungere attività al Timesheet:
Selezionare Aggiungi Attività.
- Cliccare il bottone Gestione Attività
Nota:
- Inizio / Fine delle ore e commenti possono essere inseriti su entrambi pop-up Aggiungi Attività o sul Timesheet stesso.
- È possibile inserire le ore senza i due punti digitando i numeri e cliccando fuori dalle caselle Inizio o Fine. Ad esempio, è possibile inserire 03:45 digitando ' 1545 ' e cliccando fuori. Poi sarà riformattato automaticamente come 15:45.
6. Commenti, Festività, Ferie ed Assenze
Commenti
Per aggiungere commenti al Timesheet Orario (I/U):
- Passare il mouse sopra qualsiasi casella di attività e cliccare sull'icona che appare.
- Inserire i commenti nella casella.
- Cliccare fuori dalla casella per salvare il commento.
Nota:
- Quando viene inserito un commento casella assumerà un colore verde.
Festività
Un'icona Festività apparirà nei giorni impostati come giorni Festivi nel calendario del collaboratore, e verrà automaticamente aggiunta un’attività a quel giorno chiamata "Festività Full Day“.
Assenze
Nel timesheet Orario (I/U), eventuali assenze appariranno nella parte inferiore del timesheet sotto tutte le Voci Presenza. L'Assenza ha il nome del Tipo Assenza e le ore Inizo e Fine saranno compilate automaticamente nella casella per quel giorno (come illustrato di seguito):
Nota:
- La sezione Assenza nel timesheet è di sola lettura.